Las 5 normas de cortesía que debes seguir en los correos electrónicos
En una era digital donde el correo electrónico se ha convertido en la principal herramienta de comunicación, es fácil olvidar algunas normas básicas que respetar para que tu mensaje tenga el efecto esperado y se entienda bien. Amanda Mars desentraña cinco grandes diferencias entre la mensajería personal y los correos electrónicos laborales que pueden hacer que muchas personas no respeten las reglas del email.
1. Adapta el estilo al contexto
Uno de los errores más comunes es no adaptar el estilo del correo electrónico al contexto. Un mensaje laboral debe ser sobrio, escrito en una fuente estándar como Arial o Times New Roman y con un formato adecuado. Es aconsejable seguir una estructura básica con un saludo, párrafos centrales, despedida y firma. Evita el uso de emojis, lenguaje coloquial y bromas, ya que la persona que lo reciba puede no entenderlas o no estar dispuesta al humor.
2. No uses email para temas urgentes
El correo electrónico es propenso a tardar más tiempo en responderse o incluso que algún mensaje pueda perderse. Evita usar estos servicios para asuntos que necesiten una respuesta inmediata o en los que sean necesarios tantos mensajes que hagan que un hilo de correo infinito no resulte práctico. En estos casos, lo más eficiente es recurrir a llamadas telefónicas o videollamadas.
3. No te pierdas en la información
Las bandejas de entrada suelen estar atestadas con mensajes de poca importancia o spam. Por ello, es esencial evitar enterrar la información importante de un email al final del mensaje y en su lugar ser lo más conciso posible tanto en el asunto como en el cuerpo. De esta manera es más probable que tu mensaje sea leído y no descartado antes de tiempo.
4. Explica siempre los adjuntos
Algunos de los errores más comunes en los correos electrónicos se producen relacionados con los archivos adjuntos. Es importante explicar claramente en el correo qué es lo que se está adjuntando. Menciona siempre estos archivos y su contenido en el cuerpo del email y usa formatos de archivos comunes que sean fáciles de abrir en cualquier dispositivo (.pdf,.docx,.jpg,.mov,.zip.).
5. No seas impaciente
El mensaje probablemente no se abrirá de forma instantánea. Sí, eso de la comunicación asíncrona que mucha gente parece no entender tampoco en WhatsApp o en los DM de Instagram. Es recomendable esperar un tiempo prudencial antes de volver a escribir por email para hacer seguimiento después de un primer mensaje. En la mayoría de casos, el tiempo más correcto suele ser de 3 a 5 días laborables, aunque en asuntos urgentes puede ser menos.